Firma Digital para Microsoft SharePoint


La plataforma de firma digital CoSign® permite flujos de trabajo con aprobación basada en la firma y funciones ampliadas (como, por ejemplo, firma de listas, bibliotecas y PDF) compatibles con Microsoft® SharePoint®.


CoSign: programa complementario de firma digital centralizada para SharePoint

La plataforma de firma digital centralizada CoSign se integra con SharePoint tal como viene de fábrica, mejorando las funciones de SharePoint al permitirle proporcionar aprobaciones compatibles basadas en firmas dentro de los flujos de trabajo (que SharePoint denomina flujo de trabajo de "recopilación de firmas").

CoSign proporciona gestión de certificados y claves digitales desde un equipo conectado a la red de forma segura, además de un control centralizado de los firmantes autorizados (a través del Directorio activo de Microsoft u otros servicios de directorio). Si se implementa con SharePoint, las características de CoSign parecen un aspecto más de la interfaz ya conocida del SharePoint y del Microsoft Office. Esto permite que siga sin ser necesario papel alguno para procesos de aprobación basados en la firma, cumpliendo, al mismo tiempo, con las normativas, haciendo que los procesos sean más rápidos y recortando costes. Dado que CoSign para SharePoint permite la firma digital a través de la interfaz de SharePoint, los usuarios pueden aprovechar la inversión realizada en SharePoint para firmar digitalmente diversos contenidos empresariales y de B2B y B2C.

CoSign para SharePoint: módulo de funcionalidad avanzada

CoSign para SharePoint añade la capacidad de firmar PDF, listas y bibliotecas dentro del entorno de SharePoint sin que el usuario necesite verificar la salida y la entrada de los artículos.

CoSign para SharePoint es una extensión avanzada de SharePoint que permite a los usuarios firmar digitalmente de forma fluida elementos de listas de SharePoint y documentos alojados en bibliotecas de documentos de SharePoint (incluyendo PDF) a través de la interfaz basada en la web de SharePoint. CoSign para SharePoint se ha desarrollado con WSS3.0 SDK, compatible tanto con entornos WSS3.0 como con entornos MOSS, y permite usos tal y como viene de fábrica con SharePoint.

Una funcionalidad clave de las firmas digitales que se ofrecen dentro de SharePoint es la firma de documentación que debe firmarse por parte de múltiples firmantes o aprobadores. Este proceso se realiza como sigue: El creador del documento lo registra en la biblioteca de documentos y envía un mensaje de correo electrónico a los demás individuos con un enlace al documento. Los destinatarios del mensaje podrán entonces acceder al documento y firmarlo mediante su navegador web dentro del entorno SharePoint, sin necesidad de registrar su salida a un ordenador local. Otra de las necesidades más habituales en el campo de la firma digital en el entorno SharePoint son las aprobaciones de listas de SharePoint. CoSign para SharePoint permite aprobar y sellar el contenido de un elemento de lista por parte de múltiples firmantes, todo ello dentro de la interfaz de usuario estándar de SharePoint. Cada firma incluye diversos detalles de relevancia como puedan ser el nombre del firmante, certificado, fecha y hora de la firma, y motivo de la firma.

Uso de CoSign en listas de SharePoint

Al utilizarse en una granja SharePoint, se activa el uso de CoSign en listas de SharePoint para las listas concretas que requieren funciones de firma digital. Una vez activado el uso de CoSign en las listas de SharePoint para una lista determinada, el administrador especifica qué columnas de la lista están cubiertas por la firma digital. Además, esta función amplía el menú estándar de elementos de lista con entradas adicionales que permiten a los usuarios de la lista firmar elementos de lista con firmas digitales. Al hacer clic en estas entradas se redirige al usuario al CoSign personalizado para las páginas web de SharePoint (página de firma y página de verificación y revisión). La página de firma requiere el nombre de usuario / contraseña del usuario y los utiliza para permitir que se apliquen las credenciales del firmante (clave y certificado) en la operación de firma. La página de verificación y revisión permite al usuario revisar todas las firmas y sus detalles (incluyendo el certificado del firmante, el motivo de la firma y su validez, etc.).

Uso de CoSign en bibliotecas de documentos

De forma similar a la utilización de CoSign en listas de SharePoint, el uso de CoSign en bibliotecas de documentos en una granja SharePoint se activa para las bibliotecas de documentos en concreto que requieran funciones de firma digital. El uso de CoSign en bibliotecas de documentos es compatible con bibliotecas de documentos con la función de gestión de tipo de contenido (Content Type Management) activada. Una vez desplegada y activada, el administrador puede definir un perfil de firma (o varios) para cada tipo de contenido. Cada perfil especifica la ubicación de la firma y su apariencia, definiendo la experiencia del usuario en la página de firma. Cuando un usuario firma un documento, el uso de CoSign en bibliotecas de documentos determina automáticamente el tipo de contenido del documento, usando los perfiles de firma definidos para este tipo de contenido durante la creación de la firma.

El uso de CoSign en bibliotecas de documentos también incluye una funcionalidad que valida automáticamente firmas de documentos e indica el estado de la firma sin que sea necesario que el revisor abra el documento (es decir, según el estado de revisión, la firma será válida, no válida, o el documento no estará firmado).

Características y ventajas de la infraestructura CoSign para el entorno SharePoint

  • Plena integración con SharePoint. Cosign es la solución de firma digital integrada en SharePoint más utilizada del mercado, con docenas de instalaciones SharePoint y miles de usuarios hasta el momento. CoSign para SharePoint aporta todas las ventajas de la infraestructura centralizada CoSign (es decir, integración de flujos de trabajo, control de firmante, seguridad mejorada y acreditación externa) dentro de un entorno SharePoint.

  • Amplía funciones de SharePoint al permitir firmar PDF, listas y bibliotecas dentro del entorno SharePoint.

  • Cumple todos los requisitos legales. Las firmas digitales de Cosign cumplen con las normas de las industrias y países con regulaciones más estrictas.

  • Admite procesos de aprobación secuenciales. CoSign permite múltiples firmas en un mismo documento (una tras otra), asegurando al mismo tiempo la integridad del documento. Esto es algo útil cuando se requiere una serie de aprobadores y una pista de auditoría.

  • Control de firmantes autorizados. CoSign aprovecha sistemas de gestión de usuarios ya existentes, como Active Directory® de Microsoft®, para controlar autorizaciones de firmantes (nuevos empleados que se añaden y otros que se eliminan de la lista de firmantes autorizados dado que abandonan la organización, con un simple clic). CoSign garantiza una rápida utilización y unos requisitos de gestión de TI continuos mínimos, lo que se traduce en una mayor seguridad y un coste total muy bajo de la propiedad.

  • Habilitación de aplicaciones avanzadas hacia el exterior (Advanced External-facing Applications). CoSign permite aplicaciones avanzadas enfocadas al exterior, como puedan ser aplicaciones web de cliente que no exigen la existencia de un software cliente específico o enfocadas al socio colaborador, aplicaciones de punto de venta y aplicaciones de facturación electrónica. Las firmas digitales pueden incluso hacer posible nuevos modelos de negocio como el software como servicio (SaaS).



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