La Firma Digital CoSign


Introducción

Organizaciones de todo el mundo invierten millones de dólares / euros al año para automatizar sus operaciones y procesos de negocios. Como resultado, la documentación electrónica se extiende por cada aspecto del flujo de trabajo empresarial en industrias que van desde la ingeniería y la sanidad hasta el gobierno y las ciencias de la vida. A pesar de ello, se imprime una copia en papel cuando se necesita una autorización de firma en un documento, lo que exige un enrutamiento físico para las firmas. La reintroducción del papel en el flujo de trabajo aumenta los costes organizativos, requiere un tiempo adicional y no permite a la organización aprovechar las auténticas ventajas de un flujo de trabajo totalmente electrónico.

Las soluciones de firma digital generan registros electrónicos con validez legal y rematan el proceso de eliminación total del papel al no necesitar imprimir los documentos a firmar. Las firmas digitales permiten la sustitución de los lentos y costosos procesos de aprobación basados en papel por otros rápidos, de bajo coste y totalmente digitales.

Argumento comercial

Al hacer posible un flujo de trabajo totalmente automatizado, las firmas digitales reducen gastos y ahorran tiempo respecto a las firmas en papel. Se calcula que cada firma en papel le cuesta a la organización más de 6,50 dólares (4,31 euros aprox.) (incluyendo impresión, escaneado, archivado, enrutamiento y sustitución de documentos perdidos). Un firmante autorizado medio firma dos documentos durante un día laborable. Si contamos 20 días laborables al mes, el gasto mensual en papel para firmas puede sobrepasar los 130 dólares (unos 86 euros) por firmante.

Además, las firmas digitales son esenciales en aquellas organizaciones que forman parte de industrias reguladas con procesos de aprobación formales; así como en las empresas que necesitan enrutar documentos que requieren autorizaciones de diversas oficinas o clientes y socios. Debido a su perfecta integración en el flujo de trabajo principal y en soluciones de gestión de contenidos (Content Management Solutions), la solución de firma digital CoSign® permite la automatización de los procesos de aprobación formales desde dentro de los propios sistemas de flujo de trabajo ya existentes en la organización.

Acerca de CoSign

CoSign funciona perfectamente con todos los formatos de documento habituales como puedan ser los de Microsoft® Word, Excel®, Outlook®, InfoPath®, Adobe® PDF, AutoCAD®, Bentley® MicroStation, TIFF, y otros tipos de documentos. CoSign está basado en estándares (en la infraestructura de seguridad basada en criptografía de clave pública Public Key Infrastructure, PKI), lo que evita un bloqueo por parte del proveedor y permite que pueda verificar el documento cualquier persona, en cualquier lugar, en cualquier momento, sin necesidad de software de verificación propietario o soporte de terceros.

CoSign está disponible en dos versiones de producto: CoSign Central y CoSign Desktop. CoSign Central se basa en un software fácil de usar que se comunica con un servidor de firmas digitales centralizado y seguro. Es rápido de implementar e ideal para organizaciones de tamaño medio a grande; ofreciendo una integración perfecta en sistemas de gestión de contenidos y de flujos de trabajo. Para organizaciones de menor tamaño (hasta 10 firmantes), CoSign Desktop es la solución independiente que no necesita ningún componente de hardware. Más información sobre las diferencias entre CoSign Central y CoSign Desktop.

Características de CoSign

Tanto para añadir firmas digitales con un clic de ratón o para poder firmar cualquier documento y convertirlo en un PDF, CoSign proporciona a los usuarios una amplia solución de firma digital muy fácil de usar. El diseño de CoSign garantiza que cualquier persona pueda verificar la firma y la integridad del contenido de un documento firmado en cualquier lugar y en cualquier momento, con un simple clic; permitiendo, además, colocar múltiples firmas en un documento (una tras otra) sin que ello perjudique a la integridad del documento.



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